UB
FUNGSI & TANGGUNGJAWAB UNIT BAJET
| Unit ini bertanggungjawab : - |
| 1. Menyelaras penyediaan anggaran bajet UTeM mengikut batas agihan yang diluluskan oleh Kementerian. |
| 2. Menyediakan cadangan agihan belanja mengurus tahunan PTj. |
| 3. Mengawal perbelanjaan PTj mengikut batas agihan. |
| 4. Menyediakan pelaporan kepada Kementerian dan Universiti. |
UPe
FUNGSI & TANGGUNGJAWAB UNIT PEROLEHAN
| Unit ini bertanggungjawab : - |
| 1. Mengurus perolehan Universiti secara Sebut Harga. |
| 2. Menyelia perolehan Universiti secara Tender. |
| 3. Menyemak dan meluluskan pesanan tempatan. |
| 4. Menyelia perlantikan Multi Modal Transport Operator (MTO). |
| 5. Menyelia dan menyemak tuntutan insurans KWIBK. |
| 6. Mengurus dan menyelia pemeriksaan duti kastam dan cukai jualan. |
| 7. Menyemak permohonan pemfaktoran pesanan tempatan dan kemudahan lain. |
| 8. Menyelia urusan pemulangan jaminan bank. |
| 9. Menyelia perolehan secara rundingan terus. |
| 10. Menguruskan pendaftaran pembekal pada sistem E-Vendor UTeM. |
URAS
FUNGSI & TANGGUNGJAWAB UNIT REKOD ASET & STOR
| Unit ini bertanggungjawab : - |
| 1. Bertanggungjawab menguruskan rekod-rekod harta Universiti secara kesuluruhan dan mematuhi prosedur-prosedur yang berkaitan. |
| 2. Bertanggungjawab menguruskan pelupusan harta Universiti. |
| 3. Bertanggungjawab menjaga keselamatan harta Universiti dengan mengambil insuran harta. |
| 4. Memastikan bahawa harta-harta di Universiti didaftarkan. |
| 5. Bertanggungjawab menguruskan pembelian dan pengeluaran alatulis dan barangan am untuk Universiti. |
UP
FUNGSI & TANGGUNGJAWAB UNIT PEMBAYARAN
| Unit ini bertanggungjawab : - |
| 1. Menguruskan semua jenis pembayaran bil/invois kepada pelanggan dalam dan luar negara di bawah peruntukan Belanja Mengurus/ Pembangunan/ Khas/ Penyelidikan Universiti dengan mengikut pada Tatacara Kewangan Universiti. |
| 2. Menyedia dan menguruskan baucar bayaran. |
| 3. Memproses bayaran Universiti secara EFT/ Bank Deraf/ Telegrafik Transfer. |
| 4. Menyedia dan mengemukakan Laporan mingguan, bulanan, sukuan dan tahunan untuk Kementerian dan Universiti. |
UPSPPR
FUNGSI & TANGGUNGJAWAB UNIT PERANCANGAN STRATEGIK, PEMATUHAN & PENGURUSAN RISIKO
| Unit ini bertanggungjawab : - |
| 1. Memastikan semakan dilaksanakan terhadap polisi, dasar dan peraturan bagi mengemaskinikan prosedur dan tatacara pengurusan kewangan Universiti. |
| 2. Melaksanakan penguatkuasaan terhadap peraturan-peraturan dan pematuhan dilakukan pada setiap masa. |
| 3. Mengambil tindakan terhadap Laporan Teguran Audit Dalam dan Luar. |
| 4. Menjadi sekretariat Pejabat Bendahari dalam Risk Management. |
| 5. Menjadi sekretariat Pejabat Bendahari kepada program-program kualiti yang telah dirancangkan sepanjang tahun. |
| 6. Pematuhan SAGA. |
| 7. Laporan dan memantau pencapaian tahunan KPI Pejabat Bendahari. |
UPK
FUNGSI & TANGGUNGJAWAB UNIT PENTADBIRAN & KUALITI
| Unit ini bertanggungjawab : - |
| 1. Menguruskan Pentadbiran |
| a. Surat, rekod dan fail |
| b. Cuti, perakam waktu (SPWB), pergerakan staf |
| c. kursus/latihan & CPD |
| d. Penilaian prestasi |
| e. Pengesahan staf |
| f. Penyambungan perkhidmatan kontrak |
| g. Penyambungan pemangkuan/ kenaikan pangkat |
| h. Penempatan staf |
| i. Disiplin dan tatatertib |
| j. Bajet perjawatan staf |
| k. Pelupusan rekod arkib |
| l. SKT dan Perancangan tahunan |
| m. Keceriaan dan keselamatan pejabat |
| n. Penyelenggaraan kerosakan pejabat, permohonan perabot / kemudahan pejabat, alatan gunasama |
| 2. Menguruskan Kewangan |
| a. Penyediaan bajet tahunan, pindah peruntukan |
| b. Urusan perolehan |
| c. Urusan pembayaran (LO, bil/invois, lain-lain pembayaran, Elaun Lebih Masa, tuntutan perjalanan, pendahuluan diri & pelbagai |
| d. Panjar Wang Runcit (PWR)-permohonan, rekupmen |
| e. Laporan perbelanjaan (buku vot) |
| f. Audit Mengejut petty cash/ peti besi |
| 3. Menguruskan Aset dan Inventori |
| a. Pembelian aset dan inventori, Pendaftaran, rekod pergerakan Pemeriksaan berkala, Penyelenggaraan dan pelupusan |
| 4. Menguruskan stor (alat tulis) |
| 5. Urusetia mesyuarat |
| a. Mesyuarat Pengurusan |
| b. Mesyuarat Pengurusan Kanan |
| c. Mesyuarat Pengurusan Kualiti |
| d. Mesyuarat JK Sebut harga bekalan & Perkhidmatan |
| e. Mesyuarat JK Penilaian Teknikal Sebut harga & Tender |
| 6. Menguruskan urusan pentadbiran pengambilan pelajar praktikal/Skim Khidmat Pelajar |
| 7. Merancang aktiviti, penjadualan, rekod |
| 8. Penyediaan kertas kerja, laporan aktiviti, penyediaan takwim |
| 9. Aktiviti Pentadbiran lain yang berkaitan |
UBAP
FUNGSI & TANGGUNGJAWAB UNIT BIASISWA & AKAUN PELAJAR
| Unit ini bertanggungjawab : - |
| 1. Menguruskan keperluan kewangan pelajar melalui biasiswa/ pinjaman |
| 2. Menguruskan proses penyediaan debit charge pelajar. |
| 3. Menguruskan kutipan yuran pengajian dan hasil pelajar mengikut peraturan yang telah ditetapkan. |
| 4. Menguruskan keperluan pinjaman jangka pendek pelajar. |
| 5. Menguruskan proses tuntutan hutang pelajar. |
| 6. Menguruskan rekod dan perakaunan kewangan pelajar. |
UTP
FUNGSI & TANGGUNGJAWAB UNIT TERIMAAN & PERAKAUNAN
| Unit ini bertanggungjawab : - |
| 1. Menguruskan Penerimaan Wang Universiti. |
| 2. Menguruskan Akaun, Jurnal & Lejar Kewangan Universiti. |
| 3. Menyediakan Penyata Penyesuaian Bank. |
| 4. Menguruskan Aliran Tunai & Akaun Bank Universiti. |
| 5. Menguruskan Deposit Tetap. |
| 6. Menguruskan Pembukaan, Penangguhan & Penutupan Akaun Amanah (Tabung Amanah). |
| 7. Membantu Menyediakan Penyata Kewangan Universiti. |
| 8. Menyediakan Laporan & Statistik yang dapat membantu Pihak Pengurusan membuat perancangan dan keputusan |
| 9. Urus Setia Mesyuarat Jawatankuasa Induk Pelaburan Universiti. |
UGP
FUNGSI & TANGGUNGJAWAB UNIT GOVERNAN & PELAPORAN
| Unit ini bertanggungjawab : - |
| 1. Menyediakan laporan kewangan dan analisa yang berkaitan secara berkala atau ad-hoc. |
| 2. Memperkemas sistem kawalan dalaman dalam pengurusan kewangan. |
| 3. Membantu merangka dasar dan polisi dalam hal berkaitan dengan pengurusan kewangan dan pentadbiran Universiti. |
| 4. Membantu penyediaan laporan dan penyata kewangan Universiti |
| 5. Menyediakan laporan & statistik yang membantu pihak pengurusan membuat keputusan. |
| 6. Urus Setia Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Universiti. |
| 7. Urus Setia Mesyuarat Jawatankuasa Tetap Kewangan Universiti. |
| 8. Urus Setia Mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana SAGA Universiti. |
UKK
FUNGSI & TANGGUNGJAWAB UNIT KAWALAN KREDIT
| Unit ini bertanggungjawab : - | |
| Pengurusan Tuntutan Hutang: | |
| 1. | Pengurusan proses perkhidmatan Agensi Kutipan Hutang. |
| 2. | Pengurusan proses pengeluaran surat tuntutan bagi penghutang yang tidak aktif. |
| 3. | Penyediaan data penghutang yang tidak aktif untuk tindakan undang-undang setelah tiada maklumbalas setelah pengeluaran surat tuntutan. |
| 4. | Pengurusan perjanjian bayaran ansuran bagi penghutang yang ingin membuat bayaran ansuran bagi hutang tertunggak. |
| 5. | Mengeluarkan invois, memantau dan memastikan invois yang telah dikeluarkan dapat dikutip. |
| 6. | Mengemaskini penyata setelah bayaran dilakukan. |
| Pengurusan Kehilangan Wang Awam Dan Hapus Kira: | |
| 1. | Pengurusan proses hapus kira bagi kehilangan Wang Awam disebabkan oleh kecurian atau penipuan atau penyelewengan dan kecuaian pengawai. |
| 2. | Pengurusan proses hapus kira kehilangan disebabkan oleh pembayaran lebih (tuntutan lebihan pendahuluan). |
| 3. | Pengurusan proses hapus kira kehilangan disebabkan oleh hutang dan tunggakan hasil yang mana tidak boleh didapatkan. |
UDI
FUNGSI & TANGGUNGJAWAB UNIT PEMBANGUNAN PENJANAAN PENDAPATAN
| Unit ini bertanggungjawab : - |
| 1. Menjalankan promosi dan pemasaran kemudahan dan perkhidmatan yang boleh ditawarkan kepada pihak luar. |
| 2. Mengenalpasti inisiatif strategik penjanaan pendapatan Universiti yang dapat dilaksanakan dan dikembangkan. |
| 3. Menyediakan cadangan business plan untuk kelulusan pihak berkuasa. |
| 4. Merangka pakej penyewaan/program yang sesuai untuk ditawarkan kepada pihak luar. |
| 5. Menguruskan penyewaan berpusat. |
| 6. Membuat penilaian business proposal/kertas cadangan penjanaan daripada pihak luar/PTj. |
| 7. Menjalinkan kerjasama inisiatif penjanaan pendapatan bersama PTj dengan; |
| 7.1.1 Pihak luar yang berpotensi membantu meningkatkan hasil; |
| 7.1.2 Syarikat Induk dan kumpulan dalam mengembangkan aktiviti penjanaan pendapatan; |
| 7.1.3 PJIM bagi aktiviti perundingan; dan |
| 7.1.4 UCC bagi aktiviti pengkomersilan produk. |
| 8. Mengadakan taklimat dan road show bagi menerangkan kepada PTj tentang inisiatif penjanaan pendapatan dan garis panduan berkaitan. |
| 9. Menguruskan pelantikan syarikat yang terpilih untuk menguruskan aktiviti penjanaan pendapatan. |
| 10. Mengadakan promosi untuk Tabung Endowmen, Wakaf dan Sumbangan UTeM. |
| 11. Mendapatkan syarikat yang berpotensi untuk mengagihkan zakat korporat kepada UTeM. |
| 12. Mendapatkan pihak luar yang berpotensi untuk menyumbang wakaf dan endowmen kepada UTeM. |
| 13. Menjalin kerjasama dengan Pusat Islam untuk mempromosi zakat. |
| 14. Menjadi urus setia Mesyuarat Jawatankuasa Strategik Kewangan Universiti (JSKU). |
| 15. Menguruskan portal penjanaan pendapatan. |
UMI
FUNGSI & TANGGUNGJAWAB UNIT PENGURUSAN PENJANAAN PENDAPATAN
| Unit ini bertanggungjawab : - |
| 1. Menyediakan pelaporan penjanaan. |
| 2. Menyediakan garis panduan penjanaan pendapatan dan penambahbaikan dari semasa ke semasa. |
| 3. Menyediakan kertas cadangan penetapan kadar dan membantu PTj dalam menyemak kertas cadangan penetapan kadar. |
| 4. Membantu pengurusan sebut harga dan bil tuntutan yang melibatkan pelbagai PTj. |
| 5. Menguruskan kontrak, MOU dan MOA berkaitan penjanaan pendapatan. |
| 6. Merekod daftar perundingan dan agihan bayaran pengurusan. |
| 7. Membantu PTj dalam penyediaan sasaran penjanaan pendapatan dan laporan pemantauan. |
| 8. Memudahcara PTj dalam urusan pembukaan tabung amanah, penyelarasan hasil dan lain-lain proses yang berkaitan penjanaan pendapatan. |
| 9. Menguruskan dana endowmen, wakaf dan sumbangan serta zakat: |
| 9.1.1 Menguruskan deposit tetap endowmen dan wakaf; |
| 9.1.2 Menguruskan agihan bayaran endowmen dan wakaf; |
| 9.1.3 Menguruskan wakalah dengan PPZ; |
| 9.1.4 Menjalinkan kerjasama dengan MAIM bagi pelantikan UTeM sebagai Nazir Khas MAIM; |
| 9.1.5 Melapor tabung wakaf, endowmen dan sumbangan di bawah PTj. |
| 10. Menguruskan pelaporan penjimatan Universiti. |
| 11. Menguruskan Yayasan UTeM (dalam jangka masa tertentu). |
| 12. Menjadi urus setia mesyuarat berikut: |
| 12.1.1 Jawatankuasa Pemegang Amanah Tabung Endowmen Dan Sumbangan Universiti; |
| 12.1.2 Mesyuarat Penjimatan Universiti; |
| 12.1.3 Lembaga Wakaf Universiti (LWU); dan |
| 12.1.4 Yayasan UTeM. |
ZKT
FUNGSI & TANGGUNGJAWAB ZON KEWANGAN TEKNOLOGI
| Unit ini bertanggungjawab : - | ||
| 1. | PEMBAYARAN | |
| i. | Menguruskan semua jenis pembayaran bil/invois kepada syarikat, staf dan pelajar sehingga penyediaan dan kelulusan baucar pembayaran bagi PTj di bawah Zon Kewangan Kampus Teknologi | |
| ii. | Menguruskan permohonan rekupmen panjar wang runcit bagi PTj di bawah Zon Kewangan Kampus Teknologi | |
| 2. | PEROLEHAN | |
| i. | Menguruskan permohonan pembelian bagi nilai perolehan di bawah RM20,000 bagi PTj di bawah Zon Kewangan Kampus Teknologi | |
| ii. | Menguruskan permohonan pembelian bagi nilai perolehan daripada RM20,000 sehingga RM50,000 (Sebutharga peringkat PTj) bagi PTj di bawah Zon Kewangan Kampus Teknologi | |
| iii. | Memastikan semua permohonan pembelian adalah mengikut peraturan yang sedang berkuatkuasa dan proses perolehan adalah betul | |
| iv. | Memberi khidmat nasihat berkaitan proses perolehan bagi PTj di bawah Zon Kengan Kampus Teknologi | |
| 3. | TERIMAAN | |
| i. | Menguruskan terimaan pembayaran daripada staf atau pihak luar dan mengeluarkan resit terimaan | |
| ii. | Menyediakan bil tuntutan kepada pihak luar bagi PTj di bawah Zon Kewangan Kampus Teknologi | |
| iii. | Menguruskan terimaan yuran pengajian dan lain-lain terimaan daripada pelajar dan mengeluarkan resit terimaan pelajar | |
| iv. | Mengesahkan surat pengesahan Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP) bagi pelajar yang ingin membuat pembayaran yuran melalui pengeluaran KWSP | |
| 4. | ASET | |
| i. | Mengesahkan dan meluluskan pendaftaran aset dan inventori bagi PTj di bawah Zon Kewangan Kampus Teknologi | |
| ii. | Menyemak dan mengesahkan penyelenggaraan aset dan inventori bagi PTj di bawah Zon Kewangan Kampus Teknologi | |
| 5. | PENJANAAN PENDAPATAN | |
| i. | Menyediakan bil tuntutan bagi aktiviti perundingan dan penyewaan bagi PTj di bawah Zon Kewangan Kampus Teknologi | |
| ii. | Menguruskan tuntutan elaun kepada staf yang terlibat dengan aktiviti penyewaan dan perundingan bagi PTj di bawah Zon Kewangan Kampus Teknologi | |
ZKPF
FUNGSI & TANGGUNGJAWAB ZON KEWANGAN PEMBANGUNAN
| Unit ini bertanggungjawab : - |
| 1. Memastikan penyediaan emolumen staf dibuat pada setiap bulan mengikut tarikh-tarikh yang ditetapkan. |
| 2. Menyediakan kemudahan pembiayaan kenderaan dan komputer untuk staf. |
| 3. Memastikan tuntutan elaun lebih masa dibayar pada tarikh yang telah ditetapkan. |
