PELAJAR

SOALAN 1

Apakah kaedah bayaran yang boleh diguna bagi bayaran yuran pengajian dan yuran-yuran lain yang berkaitan bagi pelajar sedia ada?

Pelajar boleh menggunakan beberapa kaedah seperti berikut : i. e-Payment gateway yang boleh dilayari melalui laman web Universiti (https://payment.utem.edu.my/en/) ii. aplikasi MyUTeM (pelajar perlu download apps di Playstore atau AppStore) iii. credit atau debit card di kaunter Pejabat Bendahari

SOALAN 2

Saya telah mendapat tawaran kemasukan pelajar baharu Program Sarjana Muda, Berapakah jumlah yuran pengajian yang perlu dijelaskan semasa hari pendaftaran?

Tertakluk kepada Pekeliling Bendahari Bil. 11/2011 berkaitan Peraturan Pembayaran Pelajar, Para (2.1.1.) menyatakan pelajar baharu Program Ijazah Sarjana Muda/Diploma wajib menjelaskan semua bayaran yang telah ditetapkan selewat-lewatnya pada hari pendaftaran. Bagi pelajar baharu Program Sarjana Muda yang akan mendaftar ke UTeM, yuran pengajian yang perlu dijelaskan berjumlah RM2,220.00. Perincian kadar yuran sepanjang pengajian bolehlah merujuk Buku Panduan Kemasukan Pelajar Baharu ataupun melayari http://bendahari.utem.edu.my/ms/jadual-yuran-pelajar.html

SOALAN 3

Mengapakan bayaran yang telah dijelaskan tidak dikemaskini secara automatik di Penyata Pelajar

Pembayaran adalah berjaya sehingga resit berlogo Universiti dijana. Sila pastikan arahan berikut dipatuhi : i. Selepas pembayaran selesai, sila tunggu sehingga kiraan “timer” tamat atau klik Return to Merchan’st page/back to merchant’s page/continue with transaction ii. Sila pastikan proses pembayaran dilengkapkan sehingga paparan resit e-pembayaran UTeM (semakan status transaksi) iii. Jangan keluar/tutup aplikasi MyUTeM/e-payment gateway semasa proses pembayaran sehingga paparan resit e-pembayaran UTeM dijana

SOALAN 4

Saya merupakan pelajar tahun 3, telah pun diluluskan permohonan pengeluaran pendidikan KWSP melalui akaun saya/penjaga. Namun semakan di penyata akaun yuran masih menunjukkan berstatus hutang dan mempunyai tunggakan yuran yang masih belum dijelaskan. Apakah yang perlu saya lakukan?

Pejabat Bendahari akan membuat pengemaskinian penyata pelajar selepas pengesahan bayaran daripada KWSP diterima dan amaun bayaran berjaya dikreditkan ke akaun Universiti dalam tempoh 3 hari bekerja.

SOALAN 5

Saya adalah pelajar tajaan Kuok Foundation dan telah dimaklumkan pihak penaja membuat bayaran sebanyak RM6,500.00 (untuk tajaan SEM 2 2017/2018) kepada pihak UTeM pada 24/1/2018. Saya ingin membuat pertanyaan berapa lama masa yang akan diambil untuk memproses bayaran dan dikreditkan ke dalam akaun saya?

Sekiranya bayaran tajaan/pinjaman diterima lebih awal dari tarikh semester bermula, bayaran hanya boleh dikemaskini ke rekod hutang pelajar setelah semester bermula berdasarkan Kalender Akademik dan pelajar telah berstatus aktif. Seterusnya barulah proses pemulangan lebihan tajaan/pinjaman akan dibuat. Tempoh bayaran tajaan/pinjaman adalah 10 hari dari tarikh semester bermula/tarikh terimaan daripada penaja.

SOALAN 6

Untuk makluman saya telah membuat permohonan Pinjaman Jangka Pendek (PJP) melalui portal, bagaimanakah cara untuk menyemak status permohonan PJP saya?

Merujuk Peraturan Skim Pinjaman Jangka Pendek setiap permohonan PJP perlu mendapat sokongan dan kelulusan pegawai HEP yang diberi kuasa. Pelajar dikehendaki membuat semakan status permohonan di portal pelajar atau merujuk Unit Kebajikan Pelajar, Pejabat Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar (HEP). Setelah permohonan diluluskan, pihak Bendahari akan melaksanakan proses bayaran PJP dalam tempoh 2 hari bekerja.

SOALAN 7

Saya pelajar FTK akan menjalani Program Latihan Industri, majikan latihan industri memerlukan surat pengesahan pelajar UTeM dilindungi oleh Insurans, dimanakah saya boleh dapatkan pengesahan tersebut?

Untuk makluman setiap pelajar yang mendaftar dan berstatus aktif di UTeM telah dicarumkan untuk perlindungan insurans dengan syarikat yang telah dilantik oleh UTeM. Bagi keperluan surat pengesahan tersebut pelajar bolehlah merujuk kepada Unit Kebolehpasaran Graduan, Pejabat Penolong Naib Canselor (Jaringan Industri & Masyarakat), UTeM.

SOALAN 8

Saya telah mengalami kecelakaan kemalangan jalanraya semasa pulang daripada kelas dan telah dimasukkan ke hospital selama seminggu. Bagaimanakah cara untuk saya membuat tuntutan insurans bagi kemalangan tersebut?

Setiap pelajar yang mendaftar dan berstatus aktif di UTeM telah dicarumkan untuk perlindungan insurans dengan syarikat yang telah dilantik oleh UTeM. Bagi tuntutan insurans bolehlah merujuk kepada Unit Kebajikan Pelajar, Pejabat Timbalan Naib Canselor Hal Ehwal Pelajar (HEP), UTeM.

SOALAN 9

Saya pelajar tahun 2, untuk makluman pada semester lepas saya tidak dapat membuat pendaftaran mata pelajaran kerana masih mempunyai tunggakan disebabkan kekangan kewangan keluarga. Berapakah jumlah denda pendaftaran lewat yang akan dikenakan kepada saya?

Merujuk kepada Peraturan Akademik dan Panduan Sistem Peraturan Akademik, perkara 4 Tatacara Pendaftaran Mata Pelajaran menyatakan mana-mana pelajar tidak membuat pendaftaran wajib mata pelajaran dalam tempoh yang telah ditetapkan akan dikenakan denda RM25.00 bagi setiap mata pelajaran tidak melebihi RM200.00. Pelajar dikehendaki hadir ke Kaunter Bahagian Pengurusan Akademik untuk pendaftaran mata pelajaran seterusnya menjelaskan denda di Kaunter Bendahari berdasarkan jumlah mata pelajaran yang didaftarkan.

SOALAN 10

Saya pelajar baharu Program Ijazah Sarjana Muda telah mendaftar di UTeM pada 4/9/2017 dan telah menjelaskan kesemua yuran pengajian RM2,220.00 semasa hari pendaftaran. Pada 11/9/2017 saya telah mendapat tawaran di IPTA yang lain dan ingin tarik diri daripada pengajian di UTeM. Berapakah jumlah yuran yang akan dipulangkan kepada saya?

Merujuk kepada Peraturan Akademik dan Panduan Sistem Peraturan Akademik, perkara 13 permohonan berhenti daripada pengajian menyatakan jika permohonan berhenti dibuat dalam tempoh 14 hari daripada tarikh pelajar mendaftar, semua yuran semester akan dipulangkan kecuali; Yuran pendaftaran RM20.00; Kad Pintar RM50.00; Minggu Haluan Siswa RM226.00; Yuran penginapan dibayar mengikut bilangan hari pelajar menginap di Kolej Kediaman. Manakala jika pelajar berhenti daripada pengajian selepas 14 hari daripada tarikh pelajar mendaftar, dikehendaki membayar 100% yuran dan tiada pemulangan yuran kecuali yuran penginapan mengikut bilangan hari pelajar menginap.

SOALAN 11

Saya pelajar tahun 2 Program Ijazah Sarjana Muda ingin membuat penangguhan pengajian, Adakah saya masih perlu menjelaskan yuran pada semester yang ditangguh?

Merujuk kepada Peraturan Akademik dan Panduan Sistem Peraturan Akademik, perkara 11 Penangguhan Pengajian menyatakan pelajar yang memohon penangguhan pengajian atas alasan selain kesihatan tidak lewat dari hari bekerja terakhir minggu ke-7 dikehendaki membayar 50% yuran pelajaran dan yuran-yuran di bawah; a)            Yuran Perkhidmatan RM140.00; b)            Yuran Aktiviti dan Khairat RM30.00; c)            Yuran penginapan dibayar mengikut bilangan hari pelajar menginap di Kolej Kediaman. Manakala bagi pelajar memohon penangguhan pengajian atas alasan selain kesihatan bermula minggu ke-8 dikehendaki membayar 100% yuran pengajian.

SOALAN 12

Sekiranya saya telah berjaya mendapat pinjaman/tajaan/biasiswa dari mana-mana agensi/ jabatan, apakah tindakan selanjutnya yang harus saya lakukan bagi memastikan yuran pengajian dapat ditampung melalui pinjaman/tajaan/biasiswa ini ?

Pelajar yang telah berjaya mendapat tawaran pinjaman/tajaan/biasiswa, perlu menghubungi pihak berikut  : •             Pelajar Pra Siswazah :       Bahagian Kebajikan Pelajar, Pejabat TNC HEPA di talian 06-2701933/062701357;  •             Pelajar Pasca Siswazah:        Unit Pembiayaan, Sekolah Pengajian Siswazah di talian 06-2701952/06-2702484;  •             Pelajar Laluan Terbuka/SEPARA : UTeM ACCESS di talian 06-2704346/ 06-2704597 atau Pejabat Bendahari di talian 06-2701251/06-2704603. #  Tuntutan yuran kepada agensi/jabatan adalah berdasarkan kepada jumlah pinjaman/tajaan/biasiswa dan tempoh pengajian yang diluluskan.

Sebarang pertanyaan lanjut mengenai soalan lazim ini boleh menghubungi pegawai di Unit Pengurusan Kewangan Pelajar di talian Hotline: 06-270 2780 atau email kami di Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya.

 

TERIMAAN

SOALAN 1

Apakah yang dimaksudkan dengan wang awam?

Wang Awam bermaksud semua hasil, pinjaman, amanah dan wang lain serta bon, debentur dan cagaran-cagaran lain yang dikumpulkan atau diterima dalam bentuk wang tunai, draf bank, bankers cheque, kiriman wang, wang pos, cek atau pindahan atas talian (pindahan telegraf). Tunai bermaksud tunai di dalam tangan dan tunai di bank Bankers Cheque bermaksud cek yang dikeluarkan terus oleh pihak bank setelah mendapat arahan bayaran. Wang pos dan kiriman wang merupakan nota pertukaran yang dikeluarkan oleh Pejabat Pos Malaysia. Cek bermaksud nota pertukaran yang bayarannya dikeluarkan dari bank tertentu dan dibayar atas permintaan. Pindahan telegraf bermaksud arahan pembayaran kepada bank untuk memindahkan sejumlah amaun seperti yang dituntut oleh pembekal, kontraktor atau pihak yang berkenaan ke bank mereka.

SOALAN 2

Apakah perbezaan antara cek bayaran yang tidak ditunaikan dan cek tamat tempoh?

Cek yang tidak ditunaikan bermaksud cek yang telah dikeluarkan kepada penerimanya tetapi belum dikemukakan kepada bank untuk pembayaran.  Cek tamat tempoh adalah cek yang tidak sah diniagakan kerana sudah melewati tempoh 3 bulan dari tarikh dikeluarkan.

SOALAN 3

Apakah perbezaan tugas antara juruwang dan penyelia?

Juruwang adalah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima wang dan memperakukan penerimaan dengan mengeluarkan resit rasmi Universiti kepada pembayar manakala Penyelia adalah pegawai yang bertanggungjawab secara langsung mengawasi dan menyelia tugas-tugas yang dijalankan oleh seseorang juruwang.

SOALAN 4

Bolehkah urusan penerimaan wang dilaksanakan di pusat tanggungjawab (PTj) selain Pejabat Bendahari?

Secara umumnya, setiap penerimaan perlu dibuat di Pejabat Bendahari dan perlu diperakukan dengan pengeluaran resit rasmi. Walau bagaimanapun, mana-mana Pusat Tanggungjawab (PTj) boleh diberi kuasa untuk mengendalikan penerimaan berdasarkan keperluan dan persetujuan secara bertulis. Tiada seorang pegawai boleh menerima wang dalam apa jua bentuk terimaan kecuali diberi kebenaran khusus secara bertulis oleh Pihak Berkuasa Universiti untuk berbuat demikian. Sebarang pertanyaan lanjut mengenai soalan lazim ini boleh menghubungi pegawai di talian 06-270 8093/4608 atau email kami di Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya.

 

PENGURUSAN AKAUN AMANAH

Sumber: Bab C Pengurusan Akaun Amanah, Bahagian Pengurusan Wang Universiti, Peraturan Kewangan & Perakaunan Universiti

 

S1. KENAPA AKAUN AMANAH (TABUNG AMANAH) PERLU DIWUJUDKAN?

J1.:

• Akaun Amanah merupakan akaun dalam sistem kewangan Universiti yang diwujudkan untuk mengakaunkan (merekodkan) semua wang yang diterima bagi sesuatu maksud amanah yang nyata dan jelas serta memastikan kawalan dilakukan dengan sebaik mungkin supaya memenuhi matlamat penubuhannya.
• Penubuhan Akaun Amanah adalah penting bagi membolehkan urusan kewangan sesuatu aktiviti dan program dibezakan dari urusan kewangan Universiti. Ia dapat memudahkan pengeluaran laporan aktiviti kewangan yang dijalankan. Penubuhan Akaun-akaun Amanah ini bertujuan merekod perbelanjaan dan pendapatan yang dibenarkan di bawah satu kod akaun yang berasingan berdasarkan implikasi kewangan yang diluluskan.

S2. APAKAH JENIS TABUNG AMANAH YANG DIWUJUDKAN PEJABAT BENDAHARI?

J2.:

• Pejabat Bendahari menyediakan dua (2) jenis Tabung Amanah iaitu Tabung Amanah yang bersifat KEKAL dan Tabung Amanah yang bersifat SEMENTARA.
• Tabung Amanah diklasifikasikan sebagai bersifat SEMENTARA yang mana penganjuran programnya adalah secara one off dan kebiasaannya pelaksanaannya tidak melebihi tempoh satu (1) tahun. Program di bawah Tabung Amanah Sementara ini lebih berobjektifkan untuk menjana keuntungan serta mempunyai sumber kewangan yang pelbagai seperti penjanaan yuran, sumbangan/ tajaan dan lain-lain.
• Manakala Tabung Amanah yang bersifat KEKAL di mana penggunaannya adalah berlanjutan setiap tahun atau biasanya tidak bermotifkan keuntungan. Secara amnya, sumber kewangannya adalah daripada peruntukan Kerajaan (Kementerian).

S3. APAKAH PROGRAM/AKTIVITI YANG MEMERLUKAN PENUBUHAN TABUNG AMANAH?

J3.:

• Berikut adalah aktiviti-aktiviti yang telah diluluskan penganjurannya oleh Pihak Berkuasa Universiti yang memerlukan penubuhan Tabung Amanah:

1. aktiviti-aktiviti yang memperolehi sumber kewangan dari hasil kutipan yuran peserta yang dikhususkan untuk penganjuran aktiviti tersebut.
2. aktiviti-aktiviti yang menerima sumber kewangan dari mana-mana agensi/badan yang dikhususkan untuk penganjuran aktiviti tersebut.

• Tabung amanah perlu ditubuhkan bagi aktiviti-aktiviti yang mempunyai urusan kewangan yang tersendiri (self financing) dan perlu dibezakan dari urusan kewangan yang menggunakan peruntukan mengurus, pembangunan, penyelidikan dan lain-lain peruntukan.

S4. APAKAH DOKUMEN YANG DIPERLUKAN UNTUK PERMOHONAN PENUBUHAN TABUNG AMANAH?

J4.:

• Permohonan penubuhan Tabung Amanah hendaklah dikemukakan kepada Bendahari Universiti selaku Pihak Berkuasa Melulus penubuhan Tabung Amanah dan disertakan bersama:

1. surat rasmi permohonan daripada PTj;
2. minit kelulusan serta kertas kerja aktiviti yang mengandungi implikasi kewangan lengkap yang telah diluluskan Pihak Berkuasa Universiti; dan
3. maklumat Pemegang Amanah bagi tabung yang ingin ditubuhkan serta terma dan syarat berkaitan.

S5. APAKAH SURAT IKATAN AMANAH?

J5.:

• Pemegang Amanah bagi sesuatu Tabung Amanah dikehendaki untuk menandatangani satu Surat Ikatan Amanah dengan Universiti bagi membolehkan sesuatu Tabung Amanah ditubuhkan dan digabungkan di dalam Kumpulanwang Amanah Universiti.
• Surat Ikatan Amanah ini mengandungi arahan amanah yang dibuat bagi menguruskan tiap-tiap satu Tabung Amanah. Butir-butir yang perlu dinyatakan di dalam Surat Ikatan Amanah adalah seperti berikut:

1. Nama Tabung Amanah;
2. Tujuan atau objektif Tabung Amanah;
3. Jawatankuasa Pemegang Amanah serta fungsi dan tanggungjawab Jawatankuasa;
4. Sumber dan had kewangan;
5. Perbelanjaan dan penggunaan yang dibenarkan;
6. Peraturan penutupan Tabung Amanah; dan
7. Syarat-syarat lain yang ditetapkan Universiti atau Penaja (Pemberi Dana/Kementerian).

S6. SIAPAKAH PIHAK YANG BERTANGGUNGJAWAB KE ATAS PENGURUSAN TABUNG AMANAH SERTA REKOD KEWANGAN TABUNG AMANAH?

J6.:

• Jawatankuasa Pemegang Amanah diwujudkan bagi setiap Tabung Amanah yang dibuka untuk tujuan mengawasi pelaksanaan aktiviti di bawah Akaun Amanah berkenaan. Tabung Amanah hendaklah ditadbirkan oleh satu Jawatankuasa Pemegang Amanah yang dianggotai oleh sekurang-kurangnya tiga (3) orang.
• Jawatankuasa Pemegang Amanah bertanggungjawab untuk memutuskan dasar berhubung penggunaan wang dalam Tabung Amanah selaras dengan tujuan dan objektif Tabung Amanah seperti yang dinyatakan dalam Surat Ikatan Amanah.
• Pemegang Amanah (Ahli Jawatankuasa Pemegang Amanah) bertanggungjawab bagi menentukan bahawa Tabung Amanah tidak terlebih dikeluarkan atau berbaki debit serta menyediakan laporan kewangan Tabung Amanah sekiranya diperlukan pihak Penaja (Pemberi Dana/Kementerian) atau pengurusan Universiti.
• Pemegang Amanah hendaklah menyelenggara rekod-rekod kewangan Tabung Amanah dengan lengkap dan teratur.

S7. SIAPAKAH YANG MELANTIK ATAU MENUBUHKAN JAWATANKUASA PEMEGANG AMANAH BAGI SESUATU TABUNG AMANAH DI BAWAH KAWALAN PTJ?

J7.:

• Lantikan dan terma rujukan berkaitan pengurusan Jawatankuasa Pemegang Amanah ditentukan oleh PTj.
• Tabung Amanah hendaklah ditadbirkan oleh satu Jawatankuasa Pemegang Amanah yang dianggotai oleh sekurang-kurangnya tiga (3) orang.
• Sekiranya terdapat pertukaran pada Ahli Jawatankuasa Akaun Amanah ia hendaklah dimaklumkan secara bertulis ke Pejabat Bendahari untuk pengemaskinian rekod.

S8. APAKAH DOKUMEN PENTING YANG PERLU DISERTAKAN BERSAMA PERMOHONAN PEMBAYARAN BAGI PERBELANJAAN KHUSUS YANG MELIBATKAN TABUNG AMANAH

J8.:

• Setiap permohonan pembayaran dari Tabung Amanah hendaklah disertakan bersama Borang Permohonan Pembayaran Dan Penerimaan Dari Akaun Amanah yang boleh dicetak dari SMKB.
• Semua perbelanjaan dan bayaran hendaklah dibuat dari Tabung Amanah berkenaan dan diperakukan oleh Pemegang Amanah dan disahkan oleh Ketua PTj atau Pengerusi Jawatankuasa Pemegang Amanah atau wakil yang dilantik olehnya secara bertulis dan kemudiannya diluluskan oleh Bendahari atau pegawai yang telah diberi kuasa olehnya.

S9. APAKAH YANG PERLU DILAKUKAN SEKIRANYA TABUNG AMANAH TIDAK DIPERLUKAN LAGI?

J9.:

• Secara amnya, Pejabat Bendahari akan menutup Tabung Amanah yang bersifat sementara pada 31 Disember setiap tahun untuk diaudit bersama dengan akaun Universiti pada setiap tahun kewangan berakhir pada 31 Disember.
• Pemegang Amanah hendaklah mengawal sesuatu Tabung Amanah dan memberitahu Pejabat Bendahari apabila sesuatu akaun telah mencapai maksudnya dan tidak lagi dikehendaki atau apabila Tabung Amanah itu melebihi amaun yang dikehendaki untuk melaksanakan maksud amanah.
• Walau bagaimanapun, Bendahari UTeM atas budi bicaranya, boleh menutup sesuatu Tabung Amanah (kekal atau sementara) jika didapati akaun tersebut tidak perlu lagi atau tidak tekal dengan tujuannya, atau enam bulan selepas akaun didapati tidak aktif, yang mana terdahulu.
• Sehubungan dengan itu, sekiranya, Tabung Amanah telah tidak diperlukan kerana objektif penubuhannya telah tercapai atau telah tidak aktif, PTj perlu mengemukakan surat permohonan penutupan tabung amanah kepada Pejabat Bendahari untuk tindakan penutupan dan pengagihan baki lebihan berdasarkan terma-terma yang dinyatakan di dalam Surat Ikatan Amanah.

S10. BAGAIMANAKAH AGIHAN DARI LEBIHAN BAKI TABUNG AMANAH DILAKUKAN?

J10.:

• Jika syarat pemulangan baki Tabung Amanah tidak dinyatakan oleh Penaja (Pemberi Dana/ Kementerian), pihak Universiti akan mengkreditkan lebihan baki Tabung Amanah yang berkenaan ke akaun yang telah ditentukan oleh Universiti dan dinyatakan dalam terma Surat Ikatan Amanah Tabung Amanah.
• Secara amnya, Pejabat Bendahari akan membuat pembahagian sama rata kepada PTj (Tabung Kewangan PTj) dan Universiti (Hasil Universiti) ke atas apa-apa lebihan/keuntungan yang terdapat dalam akaun yang telah ditubuhkan dan hanya 25% daripada lebihan adalah dibenarkan bagi membiayai seminar/kursus/aktiviti/program yang sama bagi tahun berikutnya sekiranya ada.
• Namun begitu, peraturan agihan ini adalah tertakluk kepada peraturan agihan yang akan ditetapkan Universiti dari semasa ke semasa berdasarkan model pendanaan baharu atau inisiatif penjanaan pendapatan atau sebagainya.

S11. BOLEHKAH JIKA TABUNG AMANAH YANG BERSIFAT SEMENTARA TIDAK DITUTUP DAN BAKI LEBIHAN DIBAWA UNTUK TAHUN BERIKUTNYA?

J11.:

• Penangguhan penutupan Tabung Amanah yang bersifat sementara adalah atas budi bicara Bendahari UTeM berdasarkan justifikasi:

1. urusan pembayaran atau penerimaan Akaun Amanah masih belum selesai; atau
2. maksud penubuhan Tabung Amanah belum tercapai pada tahun tersebut.

• Secara amnya, Pejabat Bendahari akan memberikan perlanjutan untuk sesuatu tempoh yang munasabah bagi membolehkan segala urusan berkaitan aktiviti berkenaan diselesaikan dalam tempoh yang ditetapkan.
• Namun begitu, Bendahari UTeM atas budi bicaranya, boleh menutup sesuatu Tabung Amanah (kekal atau sementara) jika didapati akaun tersebut tidak perlu lagi atau tidak tekal dengan tujuannya, atau enam bulan selepas akaun didapati tidak aktif, yang mana terdahulu.

S12. BOLEHKAH AHLI JAWATANKUASA PELAKSANA PROGRAM DIBAYAR SAGUHATI BAGI PROGRAM YANG BERJAYA MENJANA PENDAPATAN UNIVERSITI/PTJ?

J12.:

• Boleh, namun tertakluk kepada syarat-syarat yang ditetapkan Universiti.
• Pemberian saguhati kepada ahli jawatankuasa pelaksana program adalah sebagai insentif galakan dan penghargaan berupa wang ringgit atau cenderahati kepada ahli jawatankuasa pelaksana program yang membantu Universiti menjana pendapatan Universiti melalui pengurusan program/aktiviti yang berimpak tinggi tertakluk kepada syarat-syarat khusus yang telah ditetapkan.
• Penetapan nilai saguhati kepada ahli jawatankuasa pelaksana program adalah mengikut had nilai maksimum berdasarkan jumlah sebenar keuntungan bersih program yang mana amaun keseluruhan maksimum perbelanjaan sagu hati adalah terhad kepada 10% daripada jumlah sebenar keuntungan bersih program seperti perincian pada Jadual berikut:

Kategori	Jumlah Sebenar Keuntungan Bersih	Anggaran Agihan Keuntungan Kepada Universiti/PTj	Kadar Maksimum Sagu hati bagi setiap AJK	Had Nilai Maksimum Perbelanjaan Keseluruhan Sagu hati
1.	10,000.00 ke bawah	RM5,000.00 ke bawah	Tiada	Tidak Berkenaan
2.	RM10,000.00 hingga RM49,999.99	RM5,000.00 hingga RM24,999.99	RM300.00	Terhad kepada 10% daripada jumlah keuntungan bersih
3.	RM50,000.00 hingga RM99,999.99	RM25,000.00 hingga RM49,999.99	RM400.00
4.	RM100,000.00 dan ke atas	RM50,000.00 dan ke atas	RM500.00

• Bayaran saguhati ini hendaklah adalah menggunakan agihan keuntungan yang disalurkan ke Tabung Kewangan PTj setelah penutupan Tabung Amanah program dilaksanakan tertakluk kepada syarat-syarat berikut:

1. inisiatif pemberian sagu hati ini hanya melibatkan program-program berbentuk seminar, bengkel, persidangan atau seumpamanya yang menjana pendapatan melalui pengurusan Tabung Amanah di bawah Kumpulan Wang Amanah (KW08) tidak termasuk program/aktiviti berkaitan pesisir, perundingan, pengkomersilan atau seumpamanya;
2. program/aktiviti yang mana sumber dana utamanya yang diperoleh daripada peruntukan Kementerian atau Universiti adalah tidak layak bagi pemberian sagu hati ini;
3. hanya ahli jawatankuasa pelaksana program yang dilantik secara bertulis oleh Naib Canselor/Ketua PTj layak untuk pemberian sagu hati dan terhad kepada staf sahaja. Pelantikan ahli jawatankuasa dari PTj lain turut dibenarkan untuk pemberian sagu hati tertakluk kepada Ketua PTj yang menganjurkan program tersebut;
4. jumlah sebenar keuntungan bersih bagi sesuatu program hendaklah disahkan oleh pihak Pejabat Bendahari setelah mengambil kira semua kos perbelanjaan program yang terlibat sebelum agihan keuntungan;
5. pembayaran sagu hati hanya boleh dibuat setelah sesuatu Tabung Amanah program ditutup atau selepas agihan keuntungan program selesai dilaksanakan pihak Pejabat Bendahari;
6. bayaran sagu hati hendaklah menggunakan Tabung Kewangan PTj daripada lebihan agihan keuntungan program berkaitan yang disalurkan ke Tabung Kewangan PTj;
7. ahli jawatankuasa pelaksana program yang memilih untuk dibayar elaun kerja lebih masa (overtime) atau apa-apa bayaran melibatkan kerja perundingan (jika ada) adalah tidak dibenarkan untuk pemberian sagu hati ini atau sebaliknya;
8. kadar sagu hati yang disyorkan bagi setiap ahli jawatankuasa program adalah sebagai panduan, namun jumlah sebenar bayaran adalah tertakluk kepada budi bicara dan pertimbangan Ketua PTj penganjur program terhad kepada kadar maksimum yang ditetapkan; dan
9. Jawatankuasa Pemegang Amanah/Ketua PTj hendaklah memastikan jumlah keseluruhan permohonan bayaran sagu hati bagi sesuatu program tidak melebihi had maksimum perbelanjaan keseluruhan yang ditetapkan.

S13. APAKAH PERKARA AWALAN YANG PERLU DIBERI PERHATIAN BAGI MEMASTIKAN PROGRAM/AKTIVITI BERBENTUK PENJANAAN PENDAPATAN DAPAT MEMBERIKAN KEUNTUNGAN KEPADA UNIVERSITI/PTJ?

J13.:

• Pelaksanaan sesuatu program yang menjana pendapatan hendaklah diasaskan kepada memenuhi pulangan perbelanjaan (break-even) dan beroleh keuntungan kepada penganjur dan cara pengiraannya berbeza di antara program.
• Dengan penetapan peratusan margin keuntungan dapat membantu PTj menyediakan anggaran kos program/aktiviti (implikasi kewangan) yang seragam di samping dapat memastikan penganjuran aktiviti dilaksanakan hanya selepas mengambilkira kos sebenar dan agihan keuntungan kepada Universiti/PTj.
• Bagi memastikan objektif dan sasaran penjanaan pendapatan Universiti dapat dicapai, setiap implikasi kewangan (unjuran kewangan) bagi sebarang program yang berbentuk penjanaan yang dianjurkan oleh PTj hendaklah dibuat penetapan peratusan margin keuntungan minima seperti berikut:

1. jumlah peratusan yang menguntungkan iaitu anggaran lebihan atau keuntungan bersih (untung bersih) sekurang-kurangnya 20% berbanding jumlah unjuran pendapatan.

• Peratusan atau jumlah margin keuntungan program ini hendaklah dinyatakan dengan jelas di dalam implikasi kewangan setiap program penjanaan pendapatan yang mana akan menjadi faktor penentu utama sama ada program tersebut wajar dilaksanakan atau sebaliknya

Sebarang pertanyaan lanjut mengenai soalan lazim ini boleh menghubungi pegawai di talian 06-270 8093/4608 atau email kami di Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya.

 

PEROLEHAN

Soalan 1:

Q: Bagaimanakah cara untuk menjadi pembekal berdaftar di UTeM?

A: Pembekal boleh mendaftar syarikat melalui https://portal.utem.edu.my/iutem/

Setelah selesai pendaftaran dalam portal sila kemukakan dokumen berikut secara emel kepada Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya. untuk semakan dan tindakan selanjutnya.  

1. Borang Senarai Semak Permohonan  
2. Penyerahan Perakuan Pembekal Pendaftaran Syarikat  
3. Sijil Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM)  
4. Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat Oleh Kementerian Kewangan Malaysia beserta kod bidang  
5. Sijil Akuan Pendaftaran Syarikat Bumiputera Oleh Kementerian Kewangan Malaysia (sekiranya berkaitan)  
6. Perakuan Pendaftaran Sijil CIDB (sekiranya berkaitan)  
7. Sijil Perolehan Kerja Kerajaan Oleh CIDB (sekiranya berkaitan)  
8. Sijil Pusat Khidmat Kontraktor (sekiranya berkaitan)  
9. Penyata Akaun Bank (Bank Account Statement)  
10. Profil Syarikat

Soalan 2:

Q: Bagaimanakah pembekal ingin membuat semakan bagi sebut harga/tender yang sedang dijual, paparan harga atau syarikat yang telah dilantik?

A: Pembekal bolehlah mendapatkan maklumat yang diperlukan melalui laman web Pejabat Bendahari di https://perolehan.utem.edu.my/.

Soalan 3

Q: Merujuk kepada tempoh pengiklanan, telah dinyatakan masa tutup penghantaran dokumen tender/sebut harga pada jam 12.00 tengahari, jika tender/sebut harga yang dihantar terlewat, adakah ia boleh dipertimbangkan untuk diproses?

A: Dokumen sebut harga/tender yang diterima lewat secara fizikal di Kaunter Perolehan, Pejabat Bendahari tidak boleh dipertimbangkan sama sekali.

 

Soalan 4:

Q: Berapakah nilai perolehan yang memerlukan Dokumen Pesanan Tempatan dikeluarkan?

A: Pesanan Tempatan perlu dikeluarkan sebelum bekalan/perkhidmatan/kerja dilaksanakan. Nilai perolehan seperti berikut;

1. Perolehan yang melebihi RM1,000.00.
2. Pembelian melibatkan inventori dan aset melebihi RM500.00

Soalan 5:

Q: Adakah pesanan tempatan boleh dikeluarkan sekiranya program telah dijalankan atau bekalan barang/perkhidmatan sudah selesai pembekalan?

A: Tidak Boleh.

Soalan 6:

Q: Apakah proses yang terlibat bagi kaedah perolehan secara sebut harga atau tender dilaksanakan?

A: Proses perolehan yang terlibat untuk kaedah perolehan secara sebut harga atau tender adalah seperti berikut;

1. Perancangan Perolehan Tahunan telah diluluskan.
2. Penyediaan Spesifikasi oleh PTj
3. Mesyuarat Penentuan Teknikal/ICT
4. Jualan Dokumen
5. Jawatankuasa Pembuka Sebut Harga/Tender
6. Jawatankuasa Penilaian Teknikal PTj
7. Jawatankuasa Penilaian Harga
8. Mesyuarat Sebut Harga/Lembaga Perolehan Universiti

Anggaran tempoh proses perolehan bagi sebut harga antara 2 hingga 3 bulan, manakala tempoh perolehan tender antara 4 hingga 6 bulan.

Soalan 7:

Q: Berapakah nila perolehan yang terlibat untuk kaedah sebut harga atau tender?

A: Jumlah had nilai perolehan bagi sebut harga dan tender adalah;

1. Sebut Harga: Perolehan melebihi RM50,000 sehingga RM500,000.00
2. Tender: Perolehan melebihi RM500,000.00.

Soalan 8:

Q: Jika PTj ingin membuat pembelian peralatan pejabat bernilai RM35,000.00, apakah proses yang perlu dilaksanakan?

A: Bagi pembelian peralatan pejabat bernilai RM35,000.00 adalah secara pembelian terus. Ketua PTj bertanggungjawab sepenuhnya bagi perolehan secara pembelian terus dengan nilai perolehan sehingga RM50,000.00.

Berikut adalah kaedah/syarat perolehan;

1. Perolehan melebihi RM20,000.00 hingga RM50,000.00 hendaklah dilaksanakan secara pembelian terus dengan mana-mana pembekal yang berdaftar dengan Kementerian Kewangan.
2. Kajian pasaran seboleh-bolehnya dibuat dengan mendapatkan sekurang-kurangnya tiga (3) tawaran harga daripada pembekal tempatan.
3. Sekiranya tidak praktikal atau tidak sesuai untuk mendapat tiga (3) tawaran, Ketua PTj hendaklah berpuas hati tertakluk justifikasi kukuh daripada pemohon.
4. Bagi perolehan yang memerlukan Pesanan Tempatan, pembekal hendaklah berdaftar dengan UTeM.
5. Menghantar Borang Pembelian Terus yang telah diluluskan bersama-sama dokumen sokongan yang lengkap kepada Unit Zon Kewangan.
6. Proses pembelian terus mengambil masa dalam tujuh (7) hari bekerja. Pemohon perlu merancang pembelian terus ini dengan sebaiknya untuk memastikan kelancaran proses pembelian.

Soalan 9:

Q: Dalam proses penyediaan dokumen teknikal oleh PTJ, adakah boleh dinyatakan secara jelas jenama/model/pembuat tertentu?

A: Spesifikasi tidak boleh disediakan menjurus kepada sesuatu jenama, model, paten, pemegang hak cipta, reka bentuk (design), jenis, negara asal, pembuat atau pembekal tertentu. Walau bagaimanapun, sekiranya tidak dapat dielakkan, istilah/ungkapan “atau persamaan/setara” perlu dimasukkan dalam dokumen pelawaan.

Soalan 10:

Q: Bolehkah pihak PTj mendapatkan maklumat atau nasihat daripada pembekal dalam menyediakan spesifikasi dalam dokumen teknikal?

A: Pemohon/Jawatankuasa Spesifikasi dilarang untuk mendapat nasihat daripada pihak pembekal dalam menyediakan spesifikasi serta dilarang mengarahkan pihak pembekal menyediakan spesifikasi untuk kegunaan Universiti.

Soalan 11:

Q: Adakah perlu untuk mendapatkan 3 tawaran harga (Quotation) bagi proses pembelian terus?

A: Kajian pasaran seboleh-bolehnya dibuat dengan mendapatkan sekurang-kurangnya tiga (3) tawaran harga daripada pembekal tempatan supaya harga bekalan atau perkhidmatan yang hendak diperolehi adalah berpatutan dan menguntungkan Universiti.

Soalan 12:

Q: Tempoh penyediaan sesuatu kontrak perjanjian/kontrak formal perlu diselesaikan?

A: Kontrak hendaklah ditandatangani secepat mungkin selepas semua terma dan syarat dipersetujui oleh kedua-dua pihak dan selewat-lewatnya empat (4) bulan dari tarikh dokumen Surat Setuju Terima lengkap diterima daripada petender/pembekal yang Berjaya.

Sebarang pertanyaan lanjut mengenai soalan lazim ini boleh menghubungi pegawai di talian 06-270 8093/4608 atau email kami di Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya.

 

UNIT KAWALAN KREDIT

 1.  Bagaimana proses untuk memohon invois?

Wakil di PTj perlu memasukan maklumat ke dalam Sistem Maklumat Kewangan Bersepadu dan disokong oleh ketua PTj. Kemudian baru UKK akan semak dan luluskan. Invois yang telah dicetak akan diserahkan pada pemohon atau dipos terus ke alamat penghutang.

2.  Berapakah kadar sewaan ruang di UTeM?

Kadar sewaan ruang bergantung kepada kadar yang telah ditetapkan dan maklumat boleh diperolehi dari wakil PTj yang berkaitan.

3.  Vot apakah yang perlu digunakan dalam pengeluaran sesuatu invois?

Pemilihan vot mesti sesuai dan paling tepat selaras dengan keperluan asal mengapa invois perlu dikeluarkan.

4.  Berapakah baki hutang semasa?

Semakan baki hutang terkini boleh dibuat di UKK dengan memberikan maklumat nombor invois dan nama penghutang yang ingin diketahui

Sebarang pertanyaan lanjut mengenai soalan lazim ini boleh menghubungi pegawai di talian 06-270 8093/4608 atau email kami di Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya.

 

 

UNIT BAJET

SOALAN 1

Apakah peraturan yang boleh dirujuk bagi perbelanjaan berhemah atau penjimatan perbelanjaan?

Boleh merujuk kepada Lampiran 7 : Garis Panduan Penjimatan Perbelanjaan UTeM di Peraturan Kewangan dan Perakunan Universiti.

SOALAN 2

Apakah had kuasa bagi proses Pindah Peruntukan?

Had kuasa dalah seperti berikut:

Bil	Proses	Kuasa Menyokong	Kuasa Melulus
1.	Pindahan Peruntukan di antara Pusat Tanggungjawab	Bendahari	Naib Canselor
2.	Pindahan Peruntukan antara vot (objek am) yang berlainan bagi Pusat Tanggungjawab yang sama	Ketua PTj	Bendahari
3.	Pindahan Peruntukan PTj Komited	Ketua PTj	Naib Canselor
4.	Pindahan Peruntukan dalam vot (objek am) yang sama dalam Pusat Tanggungjawab yang sama	Pegawai yang dinamakan oleh Ketua PTj	Ketua PTj

SOALAN 3

Bagaimana kelulusan perolehan aset baharu yang menggunakan Sumber Dalaman Universiti?

Kelulusan aset baharu yang menggunakan Sumber Dalaman Universiti hendaklah mendapatkan kelulusan berikut:

Sumber Peruntukan	Jenis Aset	Had Nilai	Pihak Berkuasa Melulus
Sumber Dalaman	Semua Jenis Aset	Melebihi RM500,000	Naib Canselor
		Kurang RM500,000	Bendahari

 

Sebarang pertanyaan lanjut mengenai soalan lazim ini boleh menghubungi pegawai di talian 06-270 8093/4608 atau email kami di Alamat emel ini dilindungi dari Spambot. Anda perlu hidupkan JavaScript untuk melihatnya.